A portásokat mindenki jól ismeri, ők azok, akik a társasházak, hotelek, irodaházak, illetve közintézmények bejáratainál fogadják a látogatókat. A portásokat nem szabad összetéveszteni a vagyonőrökkel, de olyan pozíció is létezik, ami akár magába foglal több szerepet is. A portás az a személy, aki felügyel és elérhető az épület dolgozói, vendégei számára. A kilépőket és belépőket kíséri figyelemmel és ügyel a biztonsági előírások betartására.
A portaszolgálatot ellátó személyeknek kiterjedtebb munkakörük is lehet attól függően, hogy milyen megbízást kaptak, mire van felhatalmazásuk és milyen képzettséggel rendelkeznek. A teljes körű recepciós vagy portaszolgálat lefedi a biztonsági és a beléptetési feladatokat is.
Az üzleti életben fontos szerep jut a recepciónak és ennek megfelelően a portaszolgálatot végző személynek vagy személyeknek is. Térjünk ki egy kicsit részletesebben arra, hogy milyen szerep jut irodai környezetben a portaszolgálatnak.
A portaszolgálat jelentősége
Az irodaházak és üzleti célú épületek szinte mindegyikében található recepció. A bejáraton érkező kollégák és látogatók azonnal szembe találják magukat a fogadótérrel és az ott szolgálatot teljesítő alkalmazottakkal. Az elhelyezés és a funkciók is egyértelműen megmutatják, hogy a recepciónak kulcsszerepe van a teljes épület működésében, sőt, az ott található cégek sikeres munkájában.
Talán nem tűnik túlságosan fontosnak egy, az előcsarnokban ácsorgó vagy üldögélő alkalmazott szerepe, de a recepción sok minden eldől. Az egész épület biztonságának fenntartásában egyértelműen részt vesz a recepció, valamint az ott dolgozók munkájának segítése is a feladata. A fogadó személyzet, átfogó tevékenységével meg tudja alapozni az épület és az üzleti világ szereplőinek pozitív hírnevét.
A recepción dolgozó személyeknek alkalmasnak kell lenniük az adott pozícióra. A portaszolgálatos csak úgy képes minden szituációban kiválóan teljesíteni, ha rátermett és határozott, igazi problémamegoldó személyiséggel bír.
A portaszolgálatos személy emberekkel dolgozik elsősorban, emiatt tudnia kell hatékonyan, de udvariasan kommunikálni, hogy célratörően elérje, amit a szerepe megkíván. Ügyelnie kell arra, hogy betartassa a szabályokat, tájékoztasson és az irodaház megszokott rendjének fenntartásában aktívan és hatékonyan részt vegyen.
Ez a munkakör a munkaidő teljes idejére kiterjedő éberséget, motiváltságot, szabálykövető magatartást és gyors helyzetfelismerést követel meg a pozíciót betöltő személytől.
A portaszolgálat jelentősége az üzleti életben
A recepció aktív működése kihat a teljes épület és az ott dolgozók megítélésére és a teljesítményére is. A portaszolgálat fellépése, tevékenysége hozzájárul ahhoz, hogy stabil és kiszámítható hátteret tartsanak fenn az épületben dolgozók számára. Az állandóság és a biztonság alapvető feltétele a mindennapos feladatok színvonalas elvégzéséhez. A zavartalan munkakörnyezet fenntartása a proaktív hozzáállással teremthető meg.
Az adminisztratív feladatok, a járművek, csomagok, futárok, ügyfelek fogadása, a beléptetés minden feladata támogatja az épületben dolgozók munkáját. Akik az épületben járnak, megtapasztalhatják, hogy minden professzionális szinten zajlik és a következő alkalommal is szívesen fognak belépni az ajtón.
A recepciószolgálat összességében hozzájárul ahhoz, hogy az üzleti világ résztvevőinek imázsán ne keletkezzen repedés és a céljaik elérésében ne akadályozza őket olyan, bagatell hiba, mint egy elkésett küldemény vagy egy biztonsági vészhelyzet.
A portaszolgálattal kapcsolatos szolgáltatásunkról érdeklődjön az elérhetőségeinken!
